信用制度

宝农办（2016）108号             签发人：赵建坤

关于印发各项信用管理制度的通知

各部门：

为加强农场信用管理，提高全员信用意识，建立科学完整的内部信用管理体系，完善内部信用责任制，现将制订的《信用管理工作学习制度》《信用管理岗位责任制度》《客户信用档案管理制度》《客户资信管理制度》《客户授信管理制度》《合同管理制度》《应收账款管理制度》《失信行为责任追究制度》等八项信用管理制度印发给你们，希望认真遵照执行。

江苏省宝应湖农场

二0一六年八月十六日

信用管理工作学习制度

一、计划安排

1、由信用管理部门制定年度内信用管理方面法律法规学习内容、时间安排计划；

2、明确相关学习人员，定期学习并有学习记录。

 二、组织培训

1、农场领导班子成员带头，各部门负责人参加合同法律法规的学习；

2、每年邀请信用方面专家来场授课，对信用人员、销售、供应、财务、项目等部门人员进行合同法规的系统培训和考核，取得合格证书；专、兼职信用管理员还必须取得信用管理员培训合格证书。

 三、开展研讨

1、由农场分管信用工作的负责人牵头组织信用管理部门负责人及信用管理员，定期组织研讨会；

2、针对信用管理中碰到的实际问题，不定期开展案例分析会，及时解决新问题，并做好书面记录。

信用管理岗位责任制度

一、信用管理领导小组负责人职责

1、组织合同法律法规的宣传、培训，组织信用管理研讨会、案例评析会；

2、制定企业信用政策、信用管理制度，组织实施信用管理工作的考核；

3、统一办理授权委托书，严格管理企业合同专用章的使用；

4、制止单位或个人利用合同进行违法活动；

5、日常监督分析应收账款的账龄，防范逾期应收账款的发生；建立标准的催账程序；汇总、分析客户信用数据，向有关部门提供咨询服务；协调与生产、财务、技术等部门的关系。

二、信用管理员的主要职责

1、协助合同承办人员依法签订合同，参与重大合同谈判与签订。

2、负责客户征信档案的管理与服务。

3、根据客户提出的赊销额度申请，合理确定其授信额度并报信用管理部门批准。

4、登记合同台账，做好合同统计、归档工作，汇总合同签订、履行以及协助合同承办人员处理合同执行中的问题和纠纷，参加对合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼。

5、定期向信用管理负责人汇报信用管理情况。

6、参与商账追收，配合有关部门共同搞好信用管理工作。

三、财务部门主要职责

1、加强与生产、供销等有关部门的联系，及时通报合同履行中的应收应付情况。

2、做好与合同有关的应收应付款统计、分析，提出处理建议。

3、解决合同履行中有关财务方面的问题。为依法签订、变更、解决合同纠纷提供依据。

4、本部门商账、合同的登记、统计和归档工作。

5、配合信用管理部门做好信用管理工作。

信用档案管理制度

1、建立完整的档案资料,收集农场有关记录档案主体信用情况的原始凭证及信用综合评价资料。

2、信用档案管理要求及时进行整理分类，准确的编目排架。对接收入室的档案进行检查、清点、除尘消毒，经过整理编目，以组织机构为单位，按不同保管期限、载体分别编目、排列、保管。

3、建立完整的客户信用资料，包括客户信用申请表、客户调查表、客户信用审批表、经营状况等调查原始资料。

4、信用档案的查阅需填写查阅申请单标明查阅人、查阅客户名称、查阅用途，由档案管理员填写借阅时间、归还日期。信用档案借阅者要精心保护和妥善保管，不得擅自撕页、涂改，玷污、划线或做其它标记，保守机密。

5、档案管理员应当经过企业信用管理专业知识培训，考核合格后上岗。

客户资信管理制度  

为及时了解和掌握客户的资信状况，对客户赊销授信提供真实、有效的第一手资料，特制定客户资信管理制度。

1、基本分类。按照客户的重要程度、信用等级，分为低风险客户、一般风险客户、较高风险客户、极高风险客户。

2、客户信息资料应根据交往中所了解的情况，随时汇总整理后交业务部门定期予以更新或补充。客户资信档案包括：客户基础原始资料、业务状况、交易现状等。资信调查内容可直接向客户索取、向客户行业主管部门、工商部门、金融机构查询，也可委托第三方专业机构调查。

3、客户资信等级评价指标和方法。利用财务指标对客户的资信评价采用管理模型中的营运资产分析模型。通过客户流动比率、速动比率、短期债务净资产比率、债务净资产比率等指标评价客户的财务状况及偿债能力。

4、客户凡与农场交易次数在两次以上，且单次交易额达到1万元人民币以上的均为资料收集的范围，时间期限为达到上述交易额第二次交易后的一月内完成并交业务经理汇总建档。

5、客户的信息资料所有经管人员须妥慎保管，不得遗失，如因岗位人员的调整和离职，该资料的移交作为工作交接的主要部分，凡资料交接不清的，不予办理离岗、离职手续。

客户授信管理制度

为规范往来客户的信用评级授信及其后续管理工作，结合农场实际制定本制度。本制度适用于农场的往来客户的信用评级授信业务及其后续管理工作，是该项业务操作的基本依据。

一、部门分工职责

 财务、销售部门负责客户评级授信的操作及其后续管理工作，办公室负责对该项业务的审查和监督，信用办对该项业务进行审批。

二、评级与授信

（一）评级指标与等级的设定。

1、信用等级与新客户的信用等级设定相同，共设定A、B、C、D四个等级，等级标准如下：

A级：优良客户，得分80分以上，且对农场到期信用偿还状况、在农场及相关单位的进货状况二项指标得分均为8分以上，有一项不达标的信用等级下调一个等级；

B级：存在风险客户，得分79－60分，且对农场到期信用偿还状况、在农场及相关单位的进货额状况二项指标得分均为7分以上，有一项不达标的信用等级下调一个等级；

C级：高风险客户，合作价值小，得分59－40分；

D级：淘汰客户，得分40分以下。

2、对零散客户和交易量少的客户不进行授信，交易采取现金或预交货款等方式进行。

（二）信用等级评定指标及评分方法（详见附表）。

客户授信登记评分表

合同管理制度

第一条 为促进合同管理，维护农场合法权益，根据《中华人民共和国合同法》等有关法律法规和《企业内部控制基本规范》，结合实际，制定本办法。

第二条 本办法所称合同，是指农场与自然人、法人及其他组织等平等主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。包括但不限于：

（一）股权性投资合同；

（二）股权转让、企业重组、企业改制合同；

（三）资产转让、处置、资产重组合同；

（四）融资合同（包括但不限于：借贷合同、担保合同、融资租赁合同等）；

（五）购销合同、承揽合同、建设工程合同、征地拆迁合同、运输合同、技术合同、保险合同、仓储合同、委托合同；

（六）劳务合同；

（七）其他合同。

农场与职工签订的劳动合同，不适用本办法。

第三条 合同管理采取“分散经办、集中归口管理”的方式，力求实现合同管理、审查与经办分离，健全合同管理的制衡机制。

第四条 除劳动合同以外其他农场所有合同均归口行政办公室集中管理。主要职责包括：

（一）拟定合同管理制度；

（二）合同文本及标准化管理；

（三）合同印章及其使用管理；

（四）合同签订与履行情况的监督检查；

（五）合同签订与履行情况的统计、分析与报告；

（六）合同签订时对合同文件的法律审查；

（七）负责处理涉及诉讼和仲裁程序的合同纠纷。

劳动合同由劳动社会保障科实行专项管理。

第五条 财务科、社保科、城建办、产业发展中心等职能部门及各单位，是合同的承办部门。主要职责包括：

（一）负责合同相对方资信情况、履约能力等情况的调查；

（二）负责所承办合同的谈判、文本的起草、签订，严格按照规定的程序完成合同的审批手续；

（三）对合同的经济性、可行性、合法性及价款的合理性负直接责任；

（四）负责合同的履行，及时解决履行中出现的问题。遇有合同变更、解除等重大事项，须按审批权限报批；

（五）负责处理未涉及诉讼和仲裁法律程序的合同纠纷；

（六）负责整理、装订部门合同及有关资料，建立本部门合同副本档案，按期提交办公室存档备查。

第六条 合同作为农场对外经济活动的重要法律依据和凭证，相关人员对合同的条款须有全面、正确的理解，并应保守合同秘密。

第七条 禁止随便携带已盖合同专用章的空白合同或空白便条。如确有需要，须经农场主要领导批准并办理领用手续，使用完毕经审查无误后，办理销准手续。

第八条 合同的承办部门负责合同相对方资信情况、履约能力等情况的调查，包括：

（一）对方当事人主体资格调查，包括：企业名称、性质、地址、营业执照、经营范围、注册资金以及依法应当办理的行政许可证等；

（二）对方当事人资信情况及履约能力调查，包括：资产负债、技术设备、产品质量、商业信誉及近期经营业绩情况等；

（三）对方合同承办人员资格审查，包括：签约代理人的身份证明、授权委托证明等；

（四）承担该合同业务必须具备的其它资质条件。必要时需提供相应资料。

第九条 合同谈判

（一）按照《招投标管理办法》需要进行招投标的项目或业务，相关合同由项目或业务的承办部门根据招投标文件牵头负责合同的谈判。

（二）不需要招投标的项目或业务，有关合同的谈判必须坚持2人或以上的工作组形式进行。重大合同，谈判参与者须包括：法律、技术、财会等专业人员。必要时，需聘请外部专家参与。

第十条 农场对外发生经济行为，除即时清结方式外，应当订立书面合同。

谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意见，应当予以记录并妥善保存。

第十一条 合同承办部门依据合同谈判内容草拟合同文本，文本内容包括但不限于合同标的的数量、质量或技术标准，合同价格的确定方式与支付方式，履约期限和方式，违约责任和争议的解决方法、合同变更或解除条件等；合同草案须合法、公平、严谨，且具有可操作性。

合同文本一般由承办部门起草，重大合同或特殊合同应当由法律机构参与起草。国家或行业有合同示范文本的，可以优先选用，但对涉及权利义务关系的条款应当进行认真审查，并根据实际情况进行适当修改。

合同文本须报经国家有关主管部门审查或备案的，应当履行相应程序。

第十二条 农场应当对合同文本进行严格审核，重点关注，合同的主体、内容和形式是否合法，合同内容是否符合农场的经济利益，对方当事人是否具有履约能力，合同权利和义务是否明确等。

第十三条 签订的合同均应由农场法定代表人或其授权人签署。非经授权，任何部门和个人不得对外签署合同。对外签订合同应当使用农场公章，不得使用部门印章对外签订合同。属于上级管理权限的合同，下级单位不得签署。下级单位认为确有需要签署涉及上级管理权限的合同，应当提出申请，并经上级合同管理机构批准后办理。上级单位应当加强对下级单位合同订立、履行情况的监督检查。

第十四条 实行合同会签制度。

（一）劳动合同由劳动社会保障科牵头、行政办公室会审会签。

（二）其他合同签订均由合同承办部门牵头，司法所、行政办公室会签。

第十五条 农场应当建立合同专用章的保管制度。合同经编号、审批及授权签约人签署后，方可加盖合同专用章。

第十六条 农场应当加强合同信息安全保密工作，未经批准，不得以任何形式泄露合同订立与履行过程中涉及的国家或商业秘密。

第十七条 合同承办部门是合同履行的责任部门，应当严格按照合同条款，督促合同对方及时履约，并负责本单位有关条款义务的履行。合同履行中的书面签证、来往信函、文书、电报等，合同承办部门应当及时整理、妥善保管。

第十八条 行政办公室负责制定合同编码，各部门应在合同签订前填写编码，以便合同文件检索和管理。

第十九条 实行合同台账管理制度。

合同承办部门必须对所有正在执行的合同建立符合要求的合同管理台账，并按合同执行进度及时更新。台账应当逐笔按时间顺序填写，做到准确、及时、完整。主要内容包括：合同编号、经手人、签约日期、合同标的、价款、对方单位、履行情况等。

第二十条 实行合同备案管理制度。

（一）原有合同备案。对本办法颁布以前成文并正在执行的合同，各承办部门应在本办法颁布之日起7个工作日内将合同台账连同合同文件（提供原件的扫描件、复印件和电子文件）送行政办公室备案。

（二）新签合同备案。新签署的合同文件，在签订后5个工作日内由合同承办部门送行政办公室合同文件正本一份（签署的合同文件及其电子文件），行政办公室对合同的执行进行跟踪检查和管理工作，各部门予以配合。

第二十一条 合同履行结束前因故变更、解除的，按合同谈判、起草、评审、签署、用印等控制过程执行。

合同承办部门不得擅自变更、解除、终止合同。

第二十二条 合同履行过程中出现纠纷的，应分别情况处理：

（一）非法律纠纷由合同承办部门直接处理；

（二）合同引起的法律纠纷交由司法所牵头处理，由合同承办部门填报诉讼审批表，经司法所审核，报场长批准后，司法所按法律规定处理。

第二十三条 合同履行过程中的付款和结算按照相关资金管理办法的规定执行。

第二十四条 合同存档

行政办公室应将备案的合同移交办公室存入档案，归档的合同文件包括：

（一）合同实体文本和电子文本；

（二）合同审查会签表；

（三）纠纷或争议的处理情况记载（如有）；

（四）其它相关资料。

第二十五条 合同的保存期限参照档案管理要求确定。

第二十六条 因工作需要查阅合同档案，应由查阅部门填写《文件/记录借阅登记表》，报经分管领导审批同意后，方可查阅。

合同查阅原则上不得带出资料室，确因工作需要带出资料室的，应报经分管领导审批同意后，方可带出。

第二十七条 行政办公室负责对超过保存期限的合同进行销毁处理。

行政办公室填写《资料销毁申请单》，经场长批准后方可处理。

合同销毁时需要两个以上监销人在场。监销人由行政办公室及合同承办部门分别委派人员担任。监销人在销毁资料前，应按照《资料销毁申请单》所列内容清点核对所要销毁的资料，销毁后，应在《资料销毁申请单》上签名盖章，并将监销情况报告场长。

第二十八条 行政办公室应定期或不定期对各部门合同签订、执行等情况进行检查。年度合同检查结果应以书面形式报告场长办公会。

对合同检查发现的问题，由相关部门进行整改，并将整改报告报行政办公室审核。

第二十九条 有下列情形之一，造成较大经济损失或扩大经济损失的，将按照农场相关奖惩规定给予责任人相应处罚，构成犯罪的交由司法机关追究刑事责任。

（一）不按本办法规定签订合同的；

（二）签订有重大缺陷或无效合同的；

（三）未依法律和本办法规定变更或解除合同的：

（四）丢失合同文本及相关文件的；

（五）提供虚假资料的；

（六）超越授权或滥用授权签约的；

（七）发生纠纷后，隐瞒或不及时向有关部门汇报采取措施，致使重要证据灭失或超过诉讼时效的；

（八）有关法律性文件未经审查的；

（九）应当或可以追究对方违约责任而擅自放弃的；

（十）在合同签订或履行中，与对方或第三人恶意患通或收受贿赂的；

（十一）泄漏合同意向、商业秘密或有关机密的；

（十二）使用非法手段签订合同的；

（十三）其他违反相关制度的情形。

第三十条 农场所属各单位应参照本办法制定适用于本单位的合同管理制度，并报农场办公室审批。

第三十一条  本办法制定及修订经场长办公会审议通过后报集团公司法律事务室备案。

商账管理制度

为保证农场能最大可能的利用客户信用拓展市场产品销售，并以最小的坏帐损失代价来保证农场资金安全，防范经营风险，尽可能的缩短应收帐款占用资金的时间，加快企业资金周转，提高企业资金的使用效率，特制定本制度。

一、责任部门及内容

1、商账管理部门为农场的计划财务科和业务部门，财务部门负责数据传递和信息反馈，业务部门负责客户的联系和款项催收，计划财务科和业务部门共同负责客户信用额度的确定。

2、应收帐款，包括发出产品赊销所产生的应收帐款和经营中发生的各类债权。具体有应收货款、预付帐款、其他应收款等内容。

二、产品赊销的管理

1、在市场开拓和产品销售中，凡利用信用额度赊销的，必须由经办业务员先填写赊销《请批单》，由业务经理按照预先每个客户评定的信用限额内签批后凭单办理发货手续；

2、凡前次赊销未在约定时间结算的，除特殊情况下客户能提供可靠的资金担保外，一律不再发货和赊销。

3、业务员在签定合同和组织发货时，都必须参考信用等级和授信额度来决定销售方式，所有签发赊销的销售合同都必须经主管业务场长签字后方可盖章发出。

三、应收账款监控

1、财务部门应于月后5日前提供一份当月尚未收款的〈应收账款帐龄明细表〉，提交给主管市场的副场长，由相关业务人员核对无误后报经主管及场长批准进行账款回收工作。

2、业务部门应严格对照〈信用额度表〉和财务部门报来的〈帐龄明细表〉，及时核对、跟踪赊销客户的回款情况，对未按期结算回款的客户及时联络和反馈信息给主管副场长。

3、与客户签定合同或协议书时，应按照《信用额度表》中对应客户的信用额度和期限约定单次销售金额和结算期限，并在期限内负责经手相关账款的催收和联络。如超过信用期限者，按以下规定处理：

超过1-10天时，由经办人上报部门负责人，并电话催收；

超过11-60天时，由部门负责人上报主管副场长，派员上门催收，并扣经办人该票金额20%的计奖成绩；

超过61-90天时，并经催收无效的，由业务主管报场长批准后作个案处理（如提请农场法律顾问考虑通过法院起诉等催收方式），并扣经办人该票金额50%的计奖成绩；

4、财务部门应于月后5日前向业务部门、主管市场的副场长（场长）提供一份当月尚未收款的《应收账款帐龄明细表》，该表由相关业务人员核对后报经业务主管市场的副场长（场长）批准后安排进行账款回收工作。

5、业务员在外出收帐前要仔细核对客户欠款的正确性，不可到客户处才发现数据差错，有损农场形象。外出前需预先安排好路线经业务主管同意后才可出去收款；款项收回时业务员需整理已收的帐款，并填写应收帐款回款明细表，若有折扣时需在授权范围内执行，并书面陈述原因，由业务场长签字后及时向财务交纳相关款项并销帐。

6、清收帐款由业务部门统一安排路线和客户，并确定返回时间，业务员在外清收帐款，每到一客户，无论是否清结完毕，均需随时向业务经理电话汇报工作进度和行程。任何人不得借机游山玩水。

7、业务员收帐时应收取现金或票据，若收取银行票据时应注意开票日期、票据抬头及其金额是否正确无误，如不符时应及时联系退票并重新办理。若收汇票时需客户背面签名，并查询银行确认汇票的真伪性；如为汇票背书时要注意背书是否清楚，注意一次背书时背书印章是否与汇票抬头一致，背书印章是否为发票印章。

8、收取的汇票金额大于应收帐款时非经业务场长同意，现场不得以现金找还客户，而应作为暂收款收回，并抵扣下次帐款；

9、收款时客户现场反映价格、交货期限、质量、运输问题，在业务权限内时可立即同意，若在权限外时需立即汇报主管，并在不超过3个工作日内给客户以答复。如属价格调整，回农场应立即填写价格调整表告知相关部门并在相关资料中做好记录；

10、业务人员在销售产品和清收帐款时有收款不报或积压收款；退货不报或积压退货；转售不依规定或转售图利等行为，一经发现，一律予以开除，并限期补正或赔偿，严重者移交司法部门。

失信行为责任追究制度

为了防范和控制失信违法行为，避免农场经营受到损失，特制定失信违法责任追究制度。

一、本场发生失信违法行为的可能表现形式

１、个人擅自以农场名义对外签订合同并违约或骗取款物的；

２、委托代理人超越委托权限签订合同并违约造成农场损失的；

３、委托代理人与对方勾结，共同骗取农场款物的

４、提供给对方产品合格率未达标的；

５、拖欠对方货款的；

６、其他失信违法行为

二、对农场内部发生失信违法行为的纠正措施

１、对于农场内部发生失信违法行为及时书面告知对方，并说明理由；

２、采取必要的措施防止对方损失的扩大，并依法赔偿对方损失；

３、撤消过错当事人的职务或开除，并赔偿农场的损失；

4、依法追究过错当事人的法律责任；

三、失信违法行为导致的合同纠纷处理

１、合同承办部门、人员应立即报告分管领导或法定代表人，并通报信用（合同）管理机构，提供必要的材料；

２、为解决合同纠纷所采取的各项措施，必须在法定的诉讼和期间内进行；

３、合同纠纷发生后，可以通过协商、调解、仲裁、诉讼等方式解决，合同承办部门、人员应配合好农场信用（合同）管理部门参加仲裁或诉讼；

４、发现对方当事人利用合同进行诈骗等犯罪活动时，应立即向单位负责人报告并向公安机关报案；

５、合同发生纠纷后，需要委托代理人参加仲裁或诉讼活动的，应当及时委托有资质的代理人参与处理纠纷；

６、解决合同纠纷的申请书、起诉书、答辩书、协议书、仲裁书、裁定书、判决书的副本或正本复印件，自发出或收到之起十日内，由承办人送交信用（合同）管理部门备案；

７、在处理合同纠纷过程中，对于可能因对方当事人的行为或者其他原因，使判决不能执行或者难以执行的案件，应当及时几法院申请财产保全；

８、合同纠纷发生后，应当依法采取一切措施，积极收集、整理有关证据。在证据灭失或者难以取得的情况下，应当向法院申请保全证据；

９、向提供原始证据时，必须先行复制，并请求法院的承办人员出具证据收执；

10、在涉及合同纠纷的诉讼或非诉讼活动中，行使可能引起资产流失的处分权时，应当报请有关部门批准。

四、失信违法责任追究具体措施的确定。追究措施的具体实施由信用（合同）管理部门会同相关人员研究后报农场领导确定，具体的应该遵循以最小的措施成本挽回和补救最大的损失。